Międzynarodowy przewóz kolejowy między Europą i Azją może przebiegać przez państwa stosujące odmienne przepisy dotyczące umowy przewozu. W praktyce oznacza to konieczność dobrania właściwego listu przewozowego, uzgodnienia sposobu przekazania przesyłki między przewoźnikami oraz przygotowania dokumentów handlowych i celnych zgodnych z całą trasą. Samo określenie środka transportu nie wystarcza do wskazania właściwego formularza.
Najczęściej pojawiają się dwa skróty: CIM i SMGS. Oba odnoszą się do międzynarodowego kolejowego przewozu towarów, ale funkcjonują w innych reżimach prawnych. Znaczenie ma również wspólny list CIM/SMGS, który na obsługiwanych osiach przewozu może zastąpić klasyczne przepisywanie dokumentacji na granicy systemów. Poprawnie przygotowany międzynarodowy list przewozowy kolejowy porządkuje dane o przesyłce, stronach umowy, trasie, kosztach i załącznikach, lecz nie zastępuje faktury, dokumentów celnych ani certyfikatów wymaganych dla danego towaru.
CIM i SMGS jako dwa reżimy przewozu kolejowego
CIM to Jednolite Przepisy dotyczące umowy międzynarodowego przewozu towarów kolejami, stanowiące załącznik B do konwencji COTIF. Są stosowane przede wszystkim w Europie oraz na połączeniach objętych zakresem tej konwencji. Określają między innymi sposób zawarcia umowy przewozu, wymagane dane listu, obowiązki stron i zasady odpowiedzialności przewoźnika.
SMGS to umowa o międzynarodowej kolejowej komunikacji towarowej, stosowana przez koleje i państwa należące do innego obszaru prawnego, obejmującego znaczną część połączeń w Europie Wschodniej i Azji. Na trasach euroazjatyckich przesyłka może więc rozpocząć podróż w systemie CIM, a następnie wejść na sieć działającą według SMGS. Właściwy reżim wynika z przebiegu przewozu i umów zawartych z przewoźnikami, a nie wyłącznie z kraju siedziby nadawcy.
Na styku systemów klasyczne rozwiązanie wymaga ponownego nadania przesyłki i sporządzenia nowego dokumentu. Alternatywą jest wspólny list CIM/SMGS. Jego użycie jest jednak możliwe tylko wtedy, gdy pozwalają na to uczestniczący przewoźnicy, konkretna oś przewozu oraz zasady aktualnego podręcznika GLV-CIM/SMGS.
List przewozowy CIM – funkcja i najważniejsze dane
List przewozowy CIM potwierdza zawarcie umowy przewozu między nadawcą a przewoźnikiem. Zgodnie z przepisami CIM brak, utrata lub nieprawidłowość listu nie powodują automatycznie nieważności samej umowy. Dokument nie jest też papierem wartościowym działającym tak jak konosament morski. Jego podstawową rolą jest udokumentowanie warunków przyjęcia i realizacji przewozu.
W formularzu podaje się między innymi miejsce i datę wystawienia, dane nadawcy, przewoźnika i odbiorcy, miejsce przyjęcia oraz wydania towaru, opis ładunku i opakowania, liczbę sztuk, masę brutto, numery wagonów albo jednostek intermodalnych oraz zestawienie dokumentów przekazanych przewoźnikowi. W odpowiednich polach można też wskazać koszty obciążające nadawcę lub odbiorcę, uzgodnioną trasę, termin przewozu, wartość towaru i numery plomb.
Nadawca odpowiada za prawidłowość danych, które wprowadza do dokumentu. Rozbieżność między listem, fakturą i packing listą może utrudnić odprawę, identyfikację kontenera albo rozpatrywanie szkody. Przed nadaniem trzeba więc sprawdzić nazwę towaru, kod taryfowy, masę, liczbę opakowań, dane stron i wszystkie numery identyfikacyjne.
List przewozowy SMGS na trasach wschodnich i azjatyckich
List przewozowy SMGS pełni podobną funkcję dowodową i operacyjną, ale podlega odrębnej umowie. Jest wykorzystywany na wielu relacjach prowadzących przez państwa Azji. Formularz zawiera dane potrzebne do przyjęcia, przewozu i wydania przesyłki, informacje o wagonie lub kontenerze, masie, opakowaniach, płatnościach i załącznikach. Nie jest prostym tłumaczeniem CIM, dlatego powinien być przygotowany według wymagań całej relacji.
Szczególnej uwagi wymagają towary niebezpieczne. W części CIM zastosowanie mają wymagania RID, natomiast na obszarze SMGS odpowiednie regulacje tej umowy. Przy wspólnym dokumencie przesyłka powinna spełniać wymogi obu części trasy. Dotyczy to nazwy przewozowej, klasyfikacji, opakowań, oznakowania i dokumentów dodatkowych.
Różnice między CIM a SMGS w praktyce spedytora
Najważniejsze różnice między CIM a SMGS dotyczą podstawy prawnej, geograficznego zakresu stosowania, układu dokumentów oraz zasad odpowiedzialności i dochodzenia roszczeń. Dla nadawcy szczególnie ważny jest punkt, w którym zmienia się reżim przewozu. W klasycznym modelu właśnie tam przesyłka jest ponownie nadawana, a dane trafiają do nowego listu.
Takie przepisywanie zwiększa liczbę czynności administracyjnych i ryzyko błędów. Inna pisownia nazwy odbiorcy, niezgodna masa, pominięty numer plomby lub załącznika mogą zatrzymać dalszą obsługę. Wspólny list CIM/SMGS został opracowany po to, aby na dopuszczonych trasach stanowić dokument dla obu systemów i ograniczyć konieczność wystawiania nowego listu na punkcie zmiany reżimu.
Dokumenty w transporcie kolejowym poza listem przewozowym
Dokumenty w transporcie kolejowym tworzą pakiet, którego zakres zależy od towaru, kierunku i procedury celnej. Podstawą handlową jest zwykle faktura zawierająca dane sprzedawcy i nabywcy, opis, ilość, wartość, walutę oraz warunki dostawy. Packing list pokazuje sposób zapakowania, liczbę jednostek, masę netto i brutto oraz oznaczenia pozwalające połączyć opakowania z listem przewozowym.
Do przesyłki mogą być wymagane także zgłoszenia celne, potwierdzenie wywozu, świadectwo pochodzenia, licencje, zezwolenia, dokumenty zgodności albo świadectwa sanitarne, weterynaryjne czy fitosanitarne. Ich obecność zależy od kodu taryfowego i regulacji kraju eksportu, tranzytu oraz importu. List przewozowy powinien zawierać zestawienie dokumentów przekazanych przewoźnikowi albo udostępnionych właściwemu organowi.
Dokumentacja transportu kolejowego z Chin
Dokumentacja transportu kolejowego z Chin musi uwzględniać przejście między różnymi sieciami, procedurami celnymi i szerokościami toru. Na trasie mogą wystąpić przeładunki kontenerów, zmiana wózków wagonowych albo przekazanie przesyłki kolejnemu przewoźnikowi. Numery kontenera, plomby, wagonu i rezerwacji muszą pozostać spójne w każdym punkcie operacji.
Ważne jest również ustalenie, czy przewóz będzie obsługiwany dwoma listami, czy wspólnym dokumentem CIM/SMGS. Decyzja wpływa na obieg danych i obowiązki w punkcie zmiany systemu. Powinna zostać podjęta z przewoźnikami przed nadaniem, a nie dopiero po dotarciu pociągu do granicy.
Najczęstsze błędy i kontrola przed wysyłką
Problemy dokumentowe zwykle wynikają z niespójności między formularzami, brakujących załączników albo zbyt ogólnego opisu towaru. Różnice w masie, liczbie opakowań, wartości czy danych odbiorcy mogą uruchomić dodatkową kontrolę. Błąd w kodzie taryfowym wpływa nie tylko na odprawę, ale również na wymagane pozwolenia i należności.
RRAS organizuje transport kolejowy z Chin, przewozy intermodalne, spedycję i ubezpieczenie. Wspólne zaplanowanie trasy oraz dokumentacji pozwala wcześniej ustalić właściwy list przewozowy i ograniczyć ryzyko zatrzymania ładunku na styku systemów CIM i SMGS.